Rekam Medis Elektronik untuk Klinik: Kewajiban, SATUSEHAT, dan Persiapannya

Rekam medis elektronik untuk klinik bukan pilihan teknologi, melainkan kewajiban regulasi. Kementerian Kesehatan menyatakan fasilitas pelayanan kesehatan wajib menerapkan Rekam Medis Elektronik (RME) selambat-lambatnya 31 Desember 2023, mengacu pada Permenkes Nomor 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis.

Bagi klinik tumbuh kembang anak, pertanyaannya bukan lagi “perlu atau tidak”, tetapi bagaimana menjalankannya tanpa mengacaukan pekerjaan harian terapis dan admin. Artikel ini membahas apa yang diwajibkan, kaitannya dengan SATUSEHAT, kesiapan yang perlu disusun, tahapan migrasi, dan kesalahan yang paling sering terjadi.

Apa yang Diwajibkan

Inti kewajibannya tertulis langsung dalam peraturannya. Pasal 3 ayat (1) Permenkes Nomor 24 Tahun 2022 menyatakan bahwa setiap fasilitas pelayanan kesehatan wajib menyelenggarakan rekam medis elektronik, dan ayat (2) menyebut klinik secara eksplisit sebagai salah satu fasilitas yang dimaksud — bersama tempat praktik mandiri, puskesmas, rumah sakit, apotek, laboratorium kesehatan, dan balai. Pasal 45 menetapkan bahwa seluruh fasilitas pelayanan kesehatan harus menyelenggarakannya paling lambat pada tanggal 31 Desember 2023.

Dua ketentuan lain penting diketahui pengelola klinik. Pasal 21 menyatakan rekam medis elektronik yang disimpan harus terhubung atau terinteroperabilitas dengan platform layanan interoperabilitas dan integrasi data kesehatan yang dikelola Kementerian Kesehatan. Pasal 23 mengatur penjaminan mutu secara internal berupa audit mutu rekam medis elektronik yang dilakukan berkala oleh tim reviu rekam medis yang dibentuk pimpinan fasilitas.

Dalam publikasi yang sama, Kemenkes juga mengaitkan RME dengan platform SATUSEHAT: SATUSEHAT akan mengintegrasikan data kesehatan individu antar fasyankes dalam bentuk Rekam Medis Elektronik. Kemenkes mengajak pengelola fasyankes melakukan pendaftaran fasyankes — sistem pencatatan resmi fasilitas pelayanan kesehatan di Kementerian Kesehatan — sebagai langkah awal agar jumlah fasyankes yang mengirimkan data ke SATUSEHAT bertambah.

Karena ketentuan teknis dan tenggat administratif dapat berubah, sebelum mengambil keputusan belanja sistem sebaiknya Anda mengonfirmasi status terkini ke dinas kesehatan kabupaten/kota, termasuk apakah ada ketentuan pelaporan atau sanksi administratif yang berlaku untuk klinik di wilayah Anda.

Kaitannya dengan Perizinan Klinik

Untuk klinik yang baru berdiri, kewajiban RME perlu dimasukkan sejak tahap perencanaan. Standar kegiatan usaha klinik dalam Permenkes Nomor 11 Tahun 2025 menuntut dokumen peraturan internal berupa kebijakan dan SOP penyelenggaraan klinik, dan mewajibkan komitmen akreditasi paling lambat dua tahun sejak perizinan berusaha terbit. Dua hal itu jauh lebih mudah dipenuhi bila pencatatan layanan Anda sudah elektronik dan konsisten sejak awal, karena dokumentasi adalah tulang punggung keduanya.

Baca juga: Syarat Mendirikan Klinik Tumbuh Kembang Anak: Izin, SDM, dan Ruangan

Yang Perlu Disiapkan Sebelum Memilih Sistem

Kesalahan paling umum adalah membeli sistem lebih dulu, lalu memaksa alur kerja mengikuti sistem. Urutan yang lebih aman:

1. Petakan alur layanan Anda apa adanya. Dari pendaftaran, asesmen, penjadwalan sesi, pencatatan kehadiran, catatan sesi terapis, evaluasi program, hingga tagihan.
2. Tentukan siapa mencatat apa. Admin mencatat kehadiran dan tagihan; terapis mencatat isi sesi dan perkembangan; dokter atau penanggung jawab mencatat hasil pemeriksaan. Tanpa pembagian ini, data akan ganda atau justru kosong.
3. Tetapkan hak akses. Siapa boleh melihat catatan klinis, siapa hanya melihat jadwal, siapa boleh mengubah tagihan.
4. Siapkan daftar istilah dan format baku. Nama layanan, jenis terapi, status pasien aktif atau tidak aktif, dan alasan pembatalan sesi. Ini yang membuat laporan bisa dibaca.
5. Bersihkan data lama. Satu pasien tidak boleh punya tiga entri karena perbedaan ejaan nama.
6. Susun SOP singkat untuk pencatatan, termasuk kapan catatan sesi harus diselesaikan.

Baca juga: Migrasi Data Klinik: Pindah dari Excel Tanpa Kacau

Yang Khas pada Klinik Tumbuh Kembang Anak

Kebutuhan pencatatan klinik tumbuh kembang berbeda dari klinik umum, dan ini sering tidak terakomodasi sistem yang dirancang untuk kunjungan dokter sekali selesai.

• Satu pasien, banyak sesi, berbulan-bulan. Yang dibutuhkan bukan hanya riwayat kunjungan, tetapi perkembangan antar sesi terhadap target program.
• Beberapa jenis terapi berjalan bersamaan. Catatan wicara, okupasi, dan fisioterapi perlu terhubung pada satu profil anak.
• Data wali. Anak tidak datang sendiri; data wali, kontak, dan izin perlu tercatat rapi, termasuk ketika dua anak dalam satu keluarga menjalani terapi.
• Jadwal terapis dan ruangan. Penjadwalan adalah inti operasional, bukan fitur tambahan.
• Kehadiran dan pembatalan. Sesi yang hangus, reschedule, dan ketidakhadiran berpengaruh langsung pada program terapi dan pada tagihan.
• Laporan untuk orang tua dan sekolah. Hasil asesmen dan ringkasan program sering diminta dalam bentuk tertulis.
• Persetujuan orang tua. Untuk layanan, dokumentasi foto atau video kegiatan, dan penggunaan data anak.

Baca juga: Persetujuan Orang Tua di Klinik Tumbuh Kembang: Layanan, Foto Kegiatan, dan Data Anak

Pertanyaan untuk Calon Penyedia Sistem

• Apakah sistem ini sudah dipakai oleh klinik dengan model layanan seperti kami, yaitu banyak sesi terapi per pasien?
• Bagaimana dukungan terhadap integrasi SATUSEHAT, dan apa saja yang menjadi tanggung jawab klinik dalam proses itu?
• Bagaimana pengaturan hak akses per peran, termasuk untuk terapis paruh waktu?
• Bagaimana cara mengekspor data kami bila suatu saat kami pindah sistem, dan dalam format apa?
• Bagaimana mekanisme cadangan data dan pemulihannya?
• Apa yang terjadi pada data dan layanan bila internet di klinik terganggu?
• Siapa yang melatih staf, berapa lama, dan apakah ada pendampingan saat masa transisi?
• Apa saja komponen biaya di luar langganan — implementasi, pelatihan, migrasi data, penambahan pengguna?

Pertanyaan tentang ekspor data layak ditanyakan paling awal. Kemampuan membawa data keluar adalah pengaman Anda, dan jawaban yang berbelit biasanya sudah merupakan jawaban.

Tahapan Transisi yang Realistis

1. Jalankan paralel sebentar. Catatan lama tidak langsung dibuang; jalankan keduanya pada satu alur layanan dulu, misalnya pendaftaran dan jadwal.
2. Mulai dari satu modul. Penjadwalan biasanya paling cepat memberi manfaat terasa karena langsung mengurangi bentrok ruang dan terapis.
3. Latih per peran, bukan sekaligus. Admin, terapis, dan bagian keuangan punya kebutuhan berbeda.
4. Tetapkan tanggal berhenti mencatat ganda. Tanpa tanggal, pencatatan ganda akan berjalan selamanya dan menurunkan kualitas keduanya.
5. Audit data di akhir bulan pertama. Periksa pasien ganda, sesi tanpa catatan, dan tagihan yang tidak cocok dengan kehadiran.
6. Tinjau SOP setelah tiga bulan berdasarkan masalah nyata yang muncul, bukan asumsi di awal.

Kesalahan yang Paling Sering Terjadi

• Menganggap RME hanya tugas admin. Isi catatan klinis datang dari terapis dan dokter; tanpa keterlibatan mereka, isinya kosong.
• Memindahkan kekacauan lama ke sistem baru. Data yang tidak dibersihkan akan tetap tidak rapi, hanya saja sekarang di layar.
• Tidak menetapkan istilah baku. Nama layanan yang berbeda-beda membuat laporan tidak bisa dipakai.
• Melatih sekali lalu dianggap selesai. Masa transisi selalu memunculkan pertanyaan baru di minggu kedua dan ketiga.
• Tidak menyiapkan prosedur saat sistem atau internet terganggu. Siapkan cara pencatatan sementara dan cara memasukkannya kembali.
• Melupakan persetujuan dan kerahasiaan data anak. Hak akses perlu ditata sejak hari pertama, bukan setelah ada insiden.

Di Mana KlinikPlus Masuk

KlinikPlus adalah aplikasi manajemen klinik yang dipakai klinik tumbuh kembang anak untuk pekerjaan harian seperti data pasien dan wali, penjadwalan terapis dan ruangan, pencatatan kehadiran sesi, paket serta tagihan, dan laporan. Bila Anda sedang menyusun kesiapan RME, pemetaan alur layanan dan pembagian siapa mencatat apa seperti di atas adalah pekerjaan yang tetap perlu Anda lakukan lebih dulu — sistem apa pun yang nanti dipilih. Untuk urusan integrasi dengan SATUSEHAT dan pemenuhan kewajiban regulasi, konfirmasikan kebutuhan spesifik klinik Anda terlebih dahulu ke dinas kesehatan setempat, lalu diskusikan dengan calon penyedia sistem.

Baca juga: Aplikasi Klinik Terbaik untuk Klinik Terapi Anak

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apakah klinik wajib memakai rekam medis elektronik?

Ya. Kementerian Kesehatan menyatakan fasilitas pelayanan kesehatan wajib menerapkan Rekam Medis Elektronik selambat-lambatnya 31 Desember 2023, mengacu pada Permenkes Nomor 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis. Untuk ketentuan pelaksanaan terkini di wilayah Anda, termasuk pelaporan dan konsekuensi administratif, konfirmasikan ke dinas kesehatan kabupaten/kota.

Apa itu SATUSEHAT dan apa hubungannya dengan RME?

SATUSEHAT adalah platform milik Kementerian Kesehatan yang, menurut penjelasan Kemenkes, akan mengintegrasikan data kesehatan individu antar fasilitas pelayanan kesehatan dalam bentuk Rekam Medis Elektronik. Kemenkes juga mengajak pengelola fasyankes mendaftarkan fasilitasnya sebagai langkah awal agar data dapat dikirimkan ke SATUSEHAT.

Apakah Excel atau Google Sheets bisa dianggap rekam medis elektronik?

Spreadsheet umumnya tidak dirancang untuk kebutuhan rekam medis: tidak ada pengaturan hak akses per peran yang memadai, jejak perubahan yang andal, maupun kemampuan integrasi. Di luar soal kepatuhan, risiko praktisnya nyata — data ganda, rumus terhapus, dan file yang beredar dalam beberapa versi. Untuk memastikan status kepatuhan di kasus Anda, tanyakan ke dinas kesehatan setempat.

Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk beralih ke RME?

Tidak ada angka baku; bergantung pada jumlah pasien aktif, kerapian data lama, jumlah staf, dan modul yang dipakai lebih dulu. Yang bisa Anda kendalikan adalah urutannya: mulai dari satu modul, jalankan paralel sebentar, tetapkan tanggal berhenti mencatat ganda, lalu audit data di akhir bulan pertama.

Apa yang paling sering membuat implementasi RME gagal di klinik terapi?

Tiga hal: catatan klinis dianggap tugas admin sehingga isinya kosong, data lama dipindahkan tanpa dibersihkan, dan istilah layanan tidak dibakukan sehingga laporan tidak bisa dipakai. Ketiganya adalah masalah proses, bukan masalah perangkat lunak, dan karena itu tidak selesai dengan mengganti sistem.

Bagaimana jika internet di klinik tidak stabil?

Tanyakan sejak awal ke calon penyedia sistem apa yang terjadi saat koneksi terganggu dan bagaimana mekanisme cadangan datanya. Di sisi klinik, siapkan prosedur pencatatan sementara dan aturan kapan catatan itu harus dimasukkan kembali ke sistem, supaya tidak ada sesi yang tidak tercatat.

Kesimpulan

Rekam medis elektronik untuk klinik adalah kewajiban yang tenggatnya sudah lewat, jadi pertanyaannya adalah bagaimana menjalankannya dengan benar. Petakan alur layanan Anda lebih dulu, tentukan siapa mencatat apa, bakukan istilah, bersihkan data lama, lalu pilih sistem — dalam urutan itu. Untuk klinik tumbuh kembang anak, pastikan sistemnya memahami kenyataan bahwa satu anak menjalani banyak sesi dari beberapa jenis terapi selama berbulan-bulan.

Referensi

• Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis — Pasal 3 (kewajiban penyelenggaraan rekam medis elektronik dan daftar fasilitas, termasuk klinik), Pasal 21 (interoperabilitas dengan platform Kementerian Kesehatan), Pasal 23 (penjaminan mutu internal dan tim reviu rekam medis), dan Pasal 45 (tenggat 31 Desember 2023). Teks lengkap (PDF, JDIH BPK)
• Kementerian Kesehatan RI — “Kemenkes Ajak Fasyankes Segera Lakukan Registrasi Rekam Medis Elektronik” (14 Mei 2023): fasyankes wajib menerapkan RME selambat-lambatnya 31 Desember 2023 sesuai PMK No. 24/2022 tentang Rekam Medis; SATUSEHAT akan mengintegrasikan data kesehatan individu antar fasyankes dalam bentuk Rekam Medis Elektronik; anjuran melakukan pendaftaran fasyankes. https://www.kemkes.go.id/id/kemenkes-ajak-fasyankes-segera-lakukan-registrasi-rekam-medis-elektronik
• Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 11 Tahun 2025 tentang Standar Kegiatan Usaha dan Standar Produk/Jasa pada Penyelenggaraan Perizinan Berusaha Berbasis Risiko Subsektor Kesehatan — persyaratan administratif klinik pratama (dokumen peraturan internal berupa kebijakan dan SOP; surat pernyataan komitmen akreditasi paling lambat 2 tahun sejak perizinan berusaha terbit). Teks lengkap (PDF)